od Luka Žvar

Microsoft Teams (MS Teams) je orodje zasnovano za izboljšanje timskega dela in sodelovanja v vaši organizaciji. Orodje je še posebno uporabno, ko imate tudi zaposlene na daljavo. Od objave v letu 2017 Microsoft Teams uporabljajo organizacije vseh velikosti po vsem svetu. Platformo uporabljajo za svoje notranje projekte in projekte s strankami, da ti lažje tečejo nemoteno in učinkovito.

Ker je platforma v oblaku, lahko do Teamsov dostopate od kjerkoli; prek namizja ali mobilne aplikacije. Podprta je v sistemih Windows in Mac, pa tudi na iOS in Android platformah. Vse kar potrebujete je povezava z internetom.

Microsoft Teams so vključeni v standardno licenco za Office 365 Enterprise. So popolno orodje za sodelovanje (collaboration), ki omogoča pisarniškim in oddaljenim članom ekipe, da sodelujejo s posamezniki ali skupinami v spletnih delovnih okoljih (workspaces) v aplikaciji Microsoft Teams.

Integracija z ostalimi Microsoft orodji

Microsoft Teams je v celoti integriran v Microsoft Office 365 in združuje klepete, sestanke, zapiske in priponke, kar zaposlenim omogoča nemoteno medsebojno interakcijo, kjerkoli že so. Prav tako se lahko delijo tudi koledarji, datoteke in e-pošta.

Popolna integracija vključuje tudi klasična Microsoftova orodja, kot so Word, Excel, Skype for Business in PowerPoint. Vključuje pa tudi novejša orodja, kot so SharePoint, OneNote, Planner, Power BI, Delve in Microsoft Graph.

MS Teams  so vedno posodobljeni, razširljivost pa pomeni, da lahko uporabnike enostavno dodajate z rastjo vašega podjetja ali organizacije.

Orodja za sestanke in razporejanje

Microsoft Teams se sinhronizira z vašim koledarjem in potegne vase vse obstoječe sestanke, prikaže pa tudi predlagane čase, ko so vsi drugi udeleženci v posamezni ekipi prosti. Aplikacija Microsoft Teams vam omogoča tudi izbiro, ali je sestanek zaseben ali se mu lahko kdo pridruži; še posebej koristna nastavitev, če gostite prostovoljni trening ali brainstorming.

Ko ustvarite sestanek, lahko vi in vaši udeleženci o sestanku objavljate v ločeni niti za klepet, določite agendo in naložite ustrezne dokumente. Prav tako lahko razporejate sestanke in se jim pridružite prek Skype for Business  in drugimi napravami in aplikacijami za »sejne sobe«.

Spodaj je uporaben videoposnetek, ki prikazuje možnosti sestanka in razporejanja v skupinah.

Izkoristite bote

Za pospeševanje sprejemanja (adoption) Teamsov je Microsoft že v osnovi sprogramiral več uporabnih botov, ki so zelo podobni virtualnim agentom za klepet. Dodatne bote so nadalje razvili še industrija in skupnost. Ti boti uporabnikom MS Teams pomagajo, da na bolj učinkovit način opravijo široko paleto nalog. Boti delujejo na podlagi umetne inteligence (AI), vsak pa ima posebne baze znanja.

Tako lahko npr. Polly Bot pomaga pri glasovanju/anketiranju sodelavcev,  Stats Bot pa lahko ustvari redna poročila z mnogih platform, vključno z Microsoft Dynamics 365 in Google Analytics.

Slika 1: MS Teams vam ponuja velik nabor botov.

Digitalna transformacija

Selitev na digitalno delovno okolje v oblaku vam lahko prinese veliko poslovnih koristi. Ker so Microsoft Teams v celoti v oblaku, lahko vaši zaposleni dostopajo do informacij od kjerkoli, na katerikoli napravi in to kadarkoli. Poleg tega lahko s svojim delovnim okoljem v oblaku izkoristite prednosti velike obdelave podatkov (big data processing) in umetne inteligence (AI), in tako poslujete še pametnejše.

Glasovno klicanje v Microsoft Teams

Uporaba MS Teams kot alternativo tradicionalnim telefonskim klicem ne bi mogla biti lažja. Do 250 zaposlenih lahko z Microsoft Teams opravlja kakovostne glasovne klice, ki zvonijo na namizju in mobilni napravi hkrati. V Teamsih so vključeni call manager, glasovna pošta, klicne skupine (groups), medtem ko je klice na zunanje številke mogoče preusmeriti preko SIP Trunks .

Tudi videokonference so v Teamsih enostavne, seveda z možnostjo skupne rabe zaslona in sodelovanja na dokumentih med samo konferenco. Če potrebujete drugega udeleženca sestanka, da vam pomaga pri predstaviti, mu lahko omogočite nadzor. To pomeni, da bosta oba obvladovala skupno rabo zaslona, vi pa boste lahko kadarkoli prevzeli nadzor nad zaslonom.

Razvijalska platforma

Če potrebujete posebno integracijo/nadgradnjo znotraj platforme MS Teams (kakšen poseben uporaben poslovni postopek ali aplikacijo za družbena omrežja), jih je mogoče razviti na platformi za razvijalce z uporabo odprtih API-jev.

Sodelovanje na dokumentih v realnem času

Zaposleni lahko brez težav sodelujejo, soustvarjajo in urejajo dokumente hkrati z drugimi uporabniki v vaši organizaciji ali zunaj nje, kar omogoča učinkovito timsko delo. Uporabniki lahko pripnejo (pin) najpomembnejše dokumente znotraj vsakega delovnega prostora (workspace), da jih drugi člani ekipe lahko hitro najdejo.

Opozorila

Hitro in enostavno si oglejte všečke, @omembe in sporočila v zavihu »aktivnost« in »klepet«. Obvestila lahko vidite tudi skozi filtre. Če imate vsa obvestila znotraj platforme MS teams, se vaš e-poštni predal tako ne bombardira. Tako ne boste pomotoma spregledali ali izbrisali pomembne elektronske pošte.

Varnost

Kar zadeva varnost podatkov, shranjenih v MS Teams, je vgrajena zaščita informacij. Aplikacijo servira Microsoftov Hyper Scale Cloud, ki vključuje možnost lokalnega prebivališča podatkov, če je to potrebno (za panoge, kjer morajo podatki ostati v isti državi).

Microsoft Teams in vsa druga orodja Office 365 ustrezajo standardom HIPAA BAA, ISO 27001, ISO 27018 in SSAE 16 SOC 1 in 2. Uporabniki se v Teams prijavijo prav tako kot se prijavijo v Office 365; z večfaktorno avtentikacijo.

Microsoft Teams zagotavlja napredno varnost in skladnost, ki jih moderne organizacije pričakujejo.

Slika 2: Vse rešitve podjetja Microsoft zagotavljajo varnost na najvišjem nivoju.

Positiva rešitve d.o.o. je Microsoft Silver partner, dobavljamo vrsto Microsoftovih produktov. Če vas zanimajo naročnine na Office 365, kaj v zvezi z Microsoft Teams ali nadgradnja obstoječe rešitve, se obrnite na nas in z veseljem vam bomo pomagali.

Luka Žvar

Project manager at Positiva d.o.o.

Priporočeni prispevki

Positiva prejela nagrado Netko za prenovo spletne trgovine Medex

29. marca, 2024

Primerjava platform za spletno prodajo: Shopify vs. WooCommerce vs. Magento

20. marca, 2024

Microsoft Avtentikator

13. februarja, 2024